Составление отчетов по объекту недвижимости

Данные — основа рационального управления объектом недвижимости. Они помогают анализировать эффективность работы управляющей компании, оценивать степень износа инженерного оборудования, или, например, контролировать изменения капитальных затрат.

Качественные, хорошо структурированные данные позволяют руководителям разных уровней принимать взвешенные оперативные и стратегические решения по управлению объектом недвижимости. Кроме того, регулярная отчетность помогает руководителям предметно общаться с подчиненным по поводу текущего состояния дел на объекте.

Большую роль в составлении управленческой отчетности играют CAFM-системы, такие как Comindware «Моё здание», однако информационная система — это только инструмент, им еще нужно уметь пользоваться.

Рассказываем, как использовать отчеты для анализа эффективности программ по обслуживанию зданий.

Определение ключевых параметров в отчетности

На объект недвижимости можно смотреть с разных точек зрения — глазами инженера, менеджера по закупкам или, например, руководителя финансового отдела. Из этого следует, что данные для отчетов должны формироваться адресно — под задачи отдела, департамента, службы или руководителя. Структура отчета всегда зависит от конечного получателя.

Например, отчеты для отделов эксплуатации и отдела финмониторинга будут содержать разные срезы данных.

Отдел эксплуатации	Отдел финансового контроля и аудита
Группировка заявок по видам работ, с указанием процента экстренных случаев.	Скорость реагирования на заявки со стороны управляющей компании.
Затраты на ремонт и обслуживание в пересчете на м² площади.	Производительность управляющей компании с разбивкой по объектам.
Затраты на ремонт и обслуживание в пересчете на единицу оборудования.	Среднее время закрытия заявки.
Затраты в разрезе отдельных групп оборудования.	Количество выявленных нарушений в работе управляющей компании.
График изменения эксплуатационных расходов.
Процент выполнения графика планово-предупредительных ремонтов.
Список помещений, с которыми связано аномально высокое количество заявок.

В нашем примере отдел финмониторинга оценивает, насколько точно управляющая компания выполняет требования контракта. В свою очередь отдел эксплуатации следит за состояниям инеженрного оборудования, чтобы вовремя скорректировать программы ремонта и обслуживания. Вроде бы цель одна — повысить эффективность эксплуатации активов, но каждому отделу интересны только отдельные срезы данных.

Кроме того, периодичность отчетов тоже будет варьироваться от задач отделов. Например, результаты работы управляющей компании целесообразно оценивать раз в месяц, а вот изменения эксплуатационных расходов будут заметны только через год.

Мониторинг состояния активов

Для менеджера по эксплуатации недвижимости важно получать достоверные данные о состоянии активов и процессов внутри здания. Чем больше данных будет накоплено в процессе эксплуатации, тем более взвешенными будут решения менеджера, особенно при пересмотре стратегии обслуживания.

Вообще сама структура Facility Management задает определенную учетную матрицу, которая наполняется данным именно в процессе эксплуатации здания. Нужно только уметь правильно группировать данные для отчетности.

Ключевые показатели для мониторинга состояния активов:

• Сколько стоит обслуживание каждого актива в месяц/год/пятилетку?
• Каково состояния актива — показатели исправности, прогнозируемый срок службы и т.д.?
• Как выглядит история обслуживания данного актива — количество ТО, капитальных ремонтов, аварий и т.д.?

Подобные сведения часто можно получить только из бизнес-процессов. Ни одна система класса BMS (англ. Building Management System) не даст настолько подробных инсайтов владельцу недвижимости, как непосредственный анализ бизнес-процессов. Например, BMS не поможет понять, какое оборудование слишком часто ломается. Не поможет понять, что более целесообразно с точки зрения расходов — ремонт или замена оборудования?

Внедрение систем, подобных Comindware «Моё здание», значительно повышают качество данных аналитики, позволяет наблюдать здание динамически с поправкой на действующие программы обслуживания.

Здание глазами ТОП-менеджмента 

Составление регулярной управленческой отчетности позволяет руководителям использовать данные для принятия оперативных и стратегических решений. Основная цель такого анализа — понять, насколько вообще рентабелен актив при существующих затратах на его обслуживание. Ответить на этот вопрос помогут несколько ключевых финансовых метрик:

• Разница между фактическими и плановыми затратами.
• Стоимость ремонта оборудования по каждому зданию, этажу, помещению.
• Величина задолженности.
• Полная стоимость обслуживания здания.
• Затраты по отдельным категориям активов.

Вообще эффективный контроль финансовых потоков невозможен без бюджетирования, а в основе бюджетирования лежит учет расходов на ремонт эксплуатационных единиц. Чем более точно эти расходы будут спланированы, тем прозрачней будет бюджет и, как следствие, эффективней финансовый контроль.

Эффективный метод учета эксплуатационных расходов

CAFM-системы не только повышают количество и качество данных, но и создают базовые условия для их появления в структурированном виде. Система выстраивает бизнес-процессы, лежащие в основе управления недвижимостью, с самых базовых элементов.

Что дает CAFM-система владельцу недвижимости?

• модель учета эксплуатационных единиц,
• полный перечень работ по техническому обслуживанию,
• график планово-предупредительных ремонтов,
• методы контроля работ на объекте.

В недвижимости порядка 60% работ выполняются на основе заявок, остальные 40% — на основе наряд-задания. Полный контроль за движением каждой заявки от момента инициации до сдачи отчета о проделанной работе — залог того, что вся информация об объекте недвижимости будет достоверной и актуальной. Из самого процесса движения заявки можно получить огромное количество метрик, которые помогут составлять управленческую отчетность. Например,

• Сколько времени провели на объекте техники, ремонтируя термостат на 5 этаже офисного центра?
• Сколько этот ремонт стоил в пересчете на полезную площадь здания, цену контракта и т.д.?
• Сколько было потрачено материалов?
• Как часто после ремонта ломалось оборудование?

Данные, накопленные за время цикла обслуживания здания, позволяют выявлять существенные отклонения в стоимости, результативности, скорости ремонтов. Такие данные также используют для создания рабочих моделей бенчмаркинга.

Дашборды и средства визуализации

Используя графики и диаграммы можно увидеть закономерности между данными, а также визуализировать основные тренды. Это позволяет быстро понять, что происходит с активом, чтобы оперативно принять управленческое решение.

В Comindware «Моё здание» можно самостоятельно настраивать шаблоны для вывода данных в отчеты. Это могут быть финансовые показатели, эксплуатационные характеристики оборудования, графики загруженности технического персонала и многое другое.