Диспетчерская — важный элемент службы эксплуатации зданий. Сотрудники диспетчерской распределяют заявки, участвуют в проведении планово-предупредительных ремонтов, координируют техников и работают с документами.
Беглый просмотр вакансий на сайте hh.ru показывает, что многие управляющие компании и компании владельцы недвижимости часто возлагают на диспетчеров обязанностями инженеров и техников. Из-за этого растет нагрузка на диспетчерскую службу, которая начинает работать медленнее, совершает больше ошибок и в целом перестает быть эффективным инструментом координации.
Те же проблемы характерны и для управляющих компаний, которые заключают в год десятки контрактов на обслуживание зданий, координируют работу тысячи техников и управляют сотнями тысяч квадратных метров площадей.
Каким бы опытом не обладал персонал диспетчерской, ему тяжело придется без помощи автоматизациии. Есть несколько проверенных способов, как можно облегчить жизнь диспетчера, поднять производительность труда, а заодно и сэкономить денег.
Автоматические создание заявок
Перевод заявок в электронную форму позволяет сэкономить на обработке одной заявки до 5 минут времени, а также значительно снизить количество непреднамеренных ошибок, сделанных работник при заполнении формы заявки.
Преимущества электронных заявок
- Электронные заявки могут создавать сами заказчики. При наличии соответствующего сервиса необязательно звонить в диспетчерскую, чтобы сообщить по телефону о протечке на девятом этаже. Любой сотрудник может просто открыть приложение, электронную почту или форму на корпоративном портале, чтобы самому ввести все данные для вызова техников.
- Электронные заявки можно создавать с помощью QR-кодов. В этом случае после сканирования QR-кода в приложении на экране смартфона сразу появляется предзаполненная заявка, в которой нужно только указать дефект, неисправность или другую причину для вызова техников.
- Заполнение электронных можно автоматизировать. Настроить автозаполнение полей или вывод выпадающего списка, из которого нужно мышкой выбрать подходящий атрибут.
- Электронные заявки уменьшают количество непроизвольных ошибок. Главным образом это происходит благодаря исключению повторного ввода данных. Например, на основе информация из электронной заявки будут автоматически сформированы наряд-задания, акты и другие документы.
Конечно, функции диспетчерской не заменит ни одна система автоматизации, потому что в некоторых ситуациях человеку проще описать свою проблему устно, чем письменно. В любом случае автоматическое создание заявок сделает работу более комфортной для всех, кто контактирует со службой эксплуатации зданий и управляющей компанией.
Автоматическое назначение работ
Когда диспетчер принимают заявку в работу, ему нужно быстро понять, каких техников лучше всего отправить на объект. Это должны быть свободные техники, которые находятся либо на самом объекте, либо где-то недалеко от него.
Если процесс не автоматизирован:
- Потребуется вручную выписать наряд-задание или другие документы, а также составить список необходимых инструментов, запасных частей и расходных материалов.
- Придется звонить техникам или инженеру, узнавать есть ли свободные окна в расписании и как быстро ремонтная бригада сможет приехать на объект.
Основная проблема даже не в том, что диспетчеру придется работать в режиме многозадачности, в конце концов это его обязанности, но откуда брать всю информацию?
- Где находятся техники?
- Как найти сломанное оборудование?
- Какие инструменты нужны для его починки?
- Где взять технологические карты?
- Какие документы нужно оформить?
Часто диспетчер не может эффективно выполнять свои функции именно из-за того, что у него нет на руках нужной информации. Системы по автоматизации эксплуатации недвижимости, как раз и позволяют получать доступ к информации в удобной форме тем людям, которым она нужна.
Например, в системе Comindware Моё здание был реализован полноценный цифровой двойник здания для того, чтобы можно было выводить в таблицах, электронных формах информацию об инженерном оборудованию. Диспетчер может буквально в несколько кликов сформировать задания для техников. Кроме того, в системе можно узнать, какие техники сейчас свободны и находятся ближе всего к объекту.
Планирование расписаний
Также диспетчер, особенно если его функцию выполняет инженер, может отвечать за равномерное распределение нагрузки на техников, контролировать сроки выполнения работ и следить за тем, чтобы срочные заявки выполнялись в первую очередь.
В этом случае недостаточно отслеживать загрузку технического персонала — нужен еще инструмент для планирования работ и распределение заявок в течение суток.
Для этого нужна система, в которой реализованы удобные функции: фильтры заявок, список плановы работ, свободные техники и уровень их загрузки. В Comindware Моё здание диспетчер может ежедневно назначать задачи техником, исходя из списка работ, среди которых указаны плановые и срочные. Таким образом диспетчер может расставить приоритеты и следить за тем, чтобы техники всегда были заняты работой, но при этом не были чрезмерно загружены.
| До автоматизации диспетчерской | После автоматизации диспетчерской в Comindware Моё здание |
| Расписание составлено в таблицах Excel, задания отправляются на почту и через мессенджеры | Список доступных работ выводится автоматически, заявки попадают в систему автоматически, техники получают задания в мобильном приложении |
| Специалисты загружены и распределены по объектам неравномерно | Все техники работают по своим задачам, у диспетчера всегда есть возможно перераспределить задания, ничего не упустив |
| Заявка может потеряться или не будет выполнена в срок | Система автоматически напоминает о наступлении дедлайна, а также показывает все просроченные задачи |
| Диспетчеры не могут распределить плановые работы таким образом, чтобы не нарушать графика | Диспетчер видит автоматически сформированный список плановых работ на день, на неделю, на месяц |
Контроль работ и составление отчетности
Еще одна из задач диспетчеров — контроль исполнения заявок. Сам диспетчер не имеет возможности лично приехать на объект и посмотреть, что сделано по заявке. В лучшем случае он может позвонить заказчику и спросить, была ли устранена авария или нет? Такой метод эффективен, но не позволяет контролировать соблюдение технических регламентов.
Существуют несколько методов контроля работ. В частности IoT-устройства, однако пока это слишком дорогой метод контроля. Простые фотоотчеты гораздо дешевле и не менее эффективны, если их правильно использовать.
Для Comindware Моё здание разработано мобильное приложение специально, чтобы с его помощью техники могли делать фотографии и прикреплять их к отчетам. Фотографии позволяют удаленно оценить качество ремонтных работ.
Преимущества автоматизации диспетчерской
Благодаря автоматизации диспетчер тратит гораздо меньше времени на координацию технического персонала, а также регистрацию и распределение заявок. Это повышает производительность труда, позволяет одному человеку выполнять больше задач, не теряя контроля над процессом и результатами.